大量のデータを入力する際の支援の方法として、Lesson 2-1であらかじめ範囲を指定しておけば Enter キーおよび Tab キーでの移動範囲を制限できることを学んだ。
それに加えて、特別な知識無しでもできる入力支援についてまとめる
テーブルが大きくなってくると入力中に項目欄が見えなくなり、正しいセルに入力できているかどうかが不明となったり、参照する場合もなんのデータか判らなくなることがある。 このような場合には、次の手順にしたがって、ウィンドウ枠を固定し、項目名が常に見えるようにすると便利である。
この作業を行うとシート上に細い実線が現れ、それぞれでの領域でのスクロールの仕方が変更される。
よく似た機能に、「ウィンドウの分割」があるが、この場合とはスクロールの仕方が異なる。 ウィンドウの分割をおこなうためには、「ウィンドウ」→「分割」もしくはスクロールバーの上または右にある分割ボックス(下図参照)をダブルクリックするか、ドラッグすると分割バーが表示され、ウィンドウが分割される。 ウィンドウ枠の固定と異なり、分割バーをドラッグすることで分割位置を変更できる。 解除するには、分割バーをダブルクリックするか、もとの位置までドラッグする。 また、F6 または Shift+F6 キーで分割された領域間を移動することができる。
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入力時の作業軽減のためのもうひとつの方法として、入力フォームがあげられる。 たとえば、Lesson 7 で用いた五教科の得点データの表のセルをクリックした後、 「データ」→「フォーム」と選択すると、次のような画面が表示される。 フォーム入力ウィンドウの右上にでている数字は「現在編集中のデータ／全データ数」である。 次のデータに移動する際には「次を検索」、前に戻る場合は「前を検索」、最後にデータを追加する際には「新規」を押す。 必要ないデータを削除することもできる。フォーム入力を終える場合には「閉じる」を押す。 なお、エクセルがデータ範囲を正しく推測できない場合は、範囲全体を選択した後、フォームを起動する。 また、「検索条件」をクリックした後、条件を入れて、「次を検索」、「前を検索」をクリックすると該当するデータを順に見ることも可能である。 条件を複数選択すると、すべての条件を満たすものの検索となる。 なお、入力フォームを利用する場合は、オートフィルが利用できないので、手間を軽減するためにはあらかじめ埋められる範囲の入力はしておいたほうがよい。 |
入力フォーム
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