あらかじめ、入力される内容が決まっている場合、 誤ったデータ入力を防いだりする目的で、 セルに対する入力規則を 設定することができる。
入力規則を設定する領域を選択したあと、「データ(D)」→「入力規則」を選択すると、 次のようなウィンドウが表示される。
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「入力値の種類(A)」としては、右のようなものを選択することができる。 もともとは、「すべての値」が選択されており、 どのような内容でも入力することが可能である。 「リスト」とは、配列に含まれるもののみの入力を許す形式である。 具体的には、ある領域にあらかじめ入力を許可する内容を列記しておき、 「元の値(S)」(リストを選択したときに現れる)に、その領域を指定する。 |
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| 「エラーメッセージ」のタブを選ぶと、誤った入力が行われたときの振る舞いを決めることができる。 右の例では、入力エラーという名称のポップアップを作成し、「不明な費目です」と表示する。 誤った入力を禁止するためにはスタイルを「停止」に設定すること。 |
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「入力値の種類」で、リストを選択した場合、そのセルがアクティブになると、 右横に▼が表示され、クリックすると右のように入力できるもののリストが 表示される。 |
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なお、この入力規則は、セルにデータが直接入力された場合だけに有効であり、 すでに入力されているものや、数式の結果や貼りつけられたデータ、 フィルコマンドで入力された場合には無効である。
事後チェックのためには、「ツール」→「ワークシート分析」から 「ワークシート分析ツールバー」を表示させたあと、「無効データのマーク」を 実行する。
ここでは、例として家計簿をエクセルでつけることを想定し、分析用の分類コードとして、 あらかじめ用意された費目をつけることを想定する。 データファイルをダウンロードして次の作業を行う。